حسابداری انبار چیست؟

حسابداری انبار به مجموعه‌ای از اقدامات و فرایندهای مرتبط با حسابداری اطلاق می‌شود که ارزش موجودی‌های انبار را محاسبه می‌کند. در واقع هدفی که حسابداری انبار دنبال می‌کند، تعیین ارزش مادی موجودی‌ها و کالاهای داخل انبار است. انبارگردانی نیز از جمله فرایندهایی است که در دل حسابداری انبار قرار دارد و عموما به همراه فرایند حسابداری انبار ، در انتهای یک دوره مالی انجام می‌شود. تعیین دوره مالی بسته به هر سازمان یا شرکت متفاوت است اما به شکل کلی، حسابداری انبار باید حداقل یک بار در سال انجام شود.

اهمیت حسابداری انبار را می‌توان در قالب موارد زیر شرح داد:

افزایش دقت کنترل موجودی و جلوگیری از کاهش یا ازدیاد بیش از حد موجودی انبار
کاهش هزینه‌های مربوط به نگهداری موجودی در انبارها
شناسایی ارزش و مبلغ موجودی‌های انبار
تسهیل عملیات حسابداری و تعیین ارزش واقعی دارایی‌های سازمان

انبار، محل تجمع و ذخیره سازی اقلامی است که موجودی‌های درون آن برای رفع نیازها و تقاضاهای آتی مصرف میگردند.[۱] از انبار برای نگهداری یک یا چند نوع کالای بازرگانی، صنعتی، مواد اولیه، تولیدات و فرآورده‌های مختلف استفاده می‌شود. علاوه بر آن، به عنوان مکان و تأسیساتی برای نگهداری موقت مواد به منظور توزیع و تجمیع کالاها در سیستم‌های توزیع استفاده می‌شود. بسته به کاربرد انبارها می‌توان از تجهیزات سرمایشی مثل یخچال‌ها برای نگهداری محصولات دارویی و خوراکی و یا جرثقیل‌ها برای جابجایی کانتینرها و محصولات بزرگ استفاده کرد.

انبارداری به عملیات تخلیه، بارگیری و نگهداری کالاهای مورد نیاز افراد و بنگاه‌ها در انبارهایی با شرایط مناسب تا زمان استفاده گفته می‌شود. به‌عبارت دیگر، انبارداری شامل سیستم‌های قرار گرفتن جنس در انبار و ایجاد روش‌ها و اعمال مدیریت کنترل مؤثر از زمان دریافت تا لحظه تحویل است. انبارداری به عنوان بخشی از عملکرد لجستیکی هر بنگاه اقتصادی، مسئولیت ذخیره و نگهداری موجودی را برای تولیدکننده، تأمین‌کننده و مصرف‌کننده دارد.
عریف انبارداری در یک بنگاه تولید می‌تواند به‌ این‌ صورت باشد که :«انبارداری عبارت است از دریافت مواد و اقلام، نگهداری صحیح و تحویل به موقع آن‌ها به مصرف‌کننده با رعایت مقررات و دستورالعمل‌های سازمان به نحوی که با اعمال کنترل دقیق از میزان موجودی کالا در انبار و مقدار مصرف آن و نیز از انباشته شدن بیش از حد موجودی‌ها جلوگیری شود.»

انواع موجودی کالا در انبار

موجودی کالا در واقع اصلی‌ترین سرمایه برای هر کار تولیدی یا تجاری محسوب می‌شود، بنابراین مهم است که صاحبان مشاغل بدانند که معنای واقعی آن چیست. علاوه بر تعریف مشترکی که از موجودی کالا وجود دارد، صنایع مختلف مانند موسسات تولیدی از مفاهیم تخصصی‌تری برای تعریف موجودی کالا استفاده می‌کنند، که تمام موجودی‌های مربوط به آن صنعت را به طور کامل در بر می‌گیرد. دانستن انواع مختلف موجودی کالا، می‌تواند به صاحبان مشاغل کمک کند تا موجودی خود به بهترین شکل مدیریت کنند.

طبقه‌بندی موجودی انبار
در انبار انواع و اقسام مختلفی از موجودی نگهداری و ذخیره می‌شود، از جمله:

موجودی مواد اولیه
در موسسات تولیدی موادی که برای تبدیل موجودی به یک محصول نهایی مورد استفاده قرار می‌گیرد، مواد اولیه (Raw Materials) هستند. به عنوان مثال، چرمی که برای ساخت کیف چرمی مورد استفاده قرار می‌گیرد در گروه موجودی مواد اولیه قرار می‌گیرد. نخی که برای بافت فرش در کارخانه فرش بافی استفاده می‌شود جزء موجودی مواد اولیه محسوب می‌شود، اما همین نخ در کارخانه نخ ریسی جز موجودی محصول نهایی است.

موجودی کالای در حال ساخت
همانطور که از اسم آن پیداست، کالایی که در حال سپری کردن مراحل تولید است، جزء موجودی کالاهای در حال ساخت (Good-In-Progress) به حساب می‌آید. برای مثال در خط تولید مواد دارویی، تا زمانیکه دارو در بسته‌بندی مناسب قرار نگیرد جزء موجودی در حال ساخت است. به این دلیل که دارو تا زمانی که در بسته بندی مناسب ذخیره نشود، نمی‌تواند به مصرف کننده فروخته شود.

محصول نهایی

زمانی‌که صحبت از موجودی انبار می‌شود احتمالا اولین چیزی که به ذهن می‌رسد همین محصول و کالایی نهایی (Finished Goods) است، در صورتی که محصول نهایی فقط یک بخش از تمام موجودی‌های انبار است. محصول نهایی در واقع کالایی است که آماده عرضه به مشتریان می‌باشد. کالای نهایی ممکن است توسط خود تجارت تولید شده باشد یا به طور کلی از یک تامین کننده خریداری شده باشد. اکثر خرده فروشان محصولات کامل و تمام شده را از یک تامین کننده خریداری می‌کنند.

نگهداری و تعمیر
موجودی ملزومات (Overhaul / MRO) که به عنوان لوازم نگهداری، تعمیر و بهره برداری نیز شناخته می‌شود، در این دسته قرار می‌گیرند. این موجودی است که برای جمع آوری و فروش محصول نهایی لازم است اما در خود محصول تعبیه نشده است. به عنوان مثال، دستکش برای بسته بندی یک محصول، MRO در نظر گرفته می شود. حتی لوازم اداری مانند قلم، هایلایتر و کاغذ نیز در این گروه قرار دارند.

موجودی کالاهای امانی
کالاهایی که به صورت امانی از انبار خارج شده جزء دسته موجودی کالاهای امانی به حساب می‌آید. موجودی امانی اگرچه در حال حاضر در انبار موجود نمی‌باشد اما پس از یک مدت مشخص دوباره به انبار باز می‌گردد.

ملزومات غیر مستقیم
ملزومات غیر مستقیم کالاهایی هستند که برای ساخت محصول نهایی به طور مستقیم استفاده نمی‌شوند اما در طی فرآیند تولید به این ملزومات نیاز است. از آنجایی که ملزومات غیر مستقیم نقش پر رنگی ندارند جز موجودی مواد اولیه محسوب نمی‌شوند. برای مثال در یک خط تولید کفش چرمی، نخی که برای دوخت کفش مورد استفاده قرار می‌گیرد جزء ملزومات غیر مستقیم به حساب می‎‌آید، اما چرم مواد اولیه است.

موجودی قطعات یدکی
برخی از خطوط تولید، حین ساخت محصولات خود تجهیزات و دستگاه‌هایی دارند که مدام به تعویض قطعه نیاز دارند. جریان ورود و خروج قطعات یدکی مورد استفاده در بعضی از خطوط تولید بسیار زیاد است و نظارت و کنترل روی آنها کار سختی می‌باشد.

موجودی ضایعات
تولیدات معیوب و مواد دور ریخته شده در صنایع که قابلیت بازیافت را داشته باشند یا بتوان از آنها دوباره به نحوی استفاده کرد ضایعات گفته ‌می‌شود. در بعضی از صنایع، ضایعات اهمیت ویژه‌ای دارند. برای مثال ضایعات فلزی و آهنی از آنجایی که ارزش مالی دارند باید نظارت و کنترل دقیقی روی آنها وجود داشته باشد.

موجودی مربوط به بسته‌بندی
محصولات نهایی در خط تولید قبل از اینکه به مشتریان عرضه شوند، باید در بسته‌بندی قرار بگیرند. ملزومات مربوط به بسته‌بندی و پکیجینگ محصولات نیز جزء موجودی انبار محسوب می‌شود. بسته‌بندی محصولات ممکن به صورت جعبه، بطری یا کیف انجام شود. بسته‌بندی شامل بسته‌بندی اولیه و ثانویه می‌باشد، بسته‌بندی اولیه همان بسته‌بندی است که به دست مشتری می‌رسد برای مثال اگر تجارت شما مواد شوینده لباسشویی تولید می‌کند، مواد اصلی بسته بندی شما جعبه است که مشتریان از قفسه فروشگاه بیرون می‌آورند.

مواد بسته بندی ثانویه جعبه، کارتن یا مواد دیگری است که برای نگهداری و حمل و نقل راحت محصول خود استفاده می‌کنید. برای مثال در مورد مواد شوینده لباس، بسته بندی ثانویه جعبه بزرگی است که چهار بسته از محصول شما را برای ذخیره سازی فله و حمل به مکان‌های خرده فروشی در خود جای داده است.

موجودی در حال حمل
موجودی‌های ترانزیتی، موجودی‌هایی هستند که در حال حاضر در انبار موجود نیستند و میان انبارهای یا از انبار یه خرده فروشی‌ها در حال انتقال است. گاهی اوقات موجودی‌های در حال حمل و نقل روز‌ها و یا حتی هفته‌ها طول می‌کشد تا به مقصد برسند.

موجودی ایمنی
برخی از بیزینس‌ها که نظارت، ردیابی و کنترل هوشمندانه‌ای روی میزان نرخ ورود و خروج کالا در انبار دارند برای محافظت در برابر عدم قطعیت عرضه و تقاضا، موجودی ایمنی (buffer inventory) در انبار ذخیره می‌کنند. به بیان ساده‌تر موجودی ایمنی موجودی است که شما بیشتر از نیازهای معمول خود در انبار نگهداری می‌کنید.

کنترل انواع موجودی انبار

کنترل موجودی و ردیابی همه کالاها ممکن است وقت گیر و طاقت فرسا شود، به خصوص اگر محصولات شما در چندین انبار ذخیره شده باشند. این شرایط در صورتی که از روش‌های سنتی و دستی برای مدیریت و کنترل موجودی انبار استفاده می‌کنید بسیار بغرنج‌تر است.